Come realizzare allestimenti per eventi efficaci

Organizzare un evento dal niente non è mai cosa semplice. Soddisfare tutti i partecipanti può essere complicato, specie se questi hanno gusti completamente differenti, ma niente panico! Cominciate pure a togliervi le mani dai capelli, rilassatevi e leggete questa breve guida che vi aiuterà ad organizzare il vostro evento al meglio.

Primo Passo: la location

Per prima cosa bisogna trovare delle location ideali per eventi. Ogni festa necessita di un luogo adatto che vada a coprire tutto lo spettro di esigenze di ogni partecipante. Se si tratta di una festa per bambini, ad esempio, sarebbe opportuno optare per un luogo sicuro e divertente, come un parco giochi oppure, nel caso di un meeting aziendale, potrebbe essere un’ottima idea affittare una sala conferenze.

In ogni caso per cercare e affittare la giusta location il modo migliore è porsi delle semplici domande:

• Di che tipo di festa stiamo parlando?
• Chi saranno gli invitati?
• In quanti parteciperanno?
• In che periodo dell’anno avrà luogo? E a che ora?

Ogni domanda, per quanto apparentemente semplice, non è scontata. Ad esempio, comprendere in che periodo dell’anno si dovrà svolgere l’evento dovrà farvi drizzare le antenne!

Nel caso si tratti di un evento invernale sarebbe opportuno prenotare una location al coperto, magari con ampi spazi al chiuso, possibilmente riscaldati o, nel caso di un evento estivo, dovremo scegliere un luogo molto arieggiato e fresco. Oltre alla stagionalità, un’altra indicazione temporale fondamentale è l’orario: un evento serale è ben diverso da uno pomeridiano e comprendere a che ora avrà inizio l’evento programmato ci permetterà di sfruttare al meglio la location che abbiamo deciso di affittare, magari dividendola in un’area adibita al giorno e una alla notte.

Il numero delle persone invitate è un’altra indicazione fondamentale, un luogo troppo piccolo, non in grado di ospitare la totalità dei partecipanti prevista, non deve essere preso assolutamente in considerazione.

Secondo passo: La scelta del tema

Eccoci, siamo arrivati al punto in cui potrete dare libero sfogo alla vostra fantasia, la scelta del tema.

Consideratelo come una sorta di filo conduttore, un elemento che dia identità all’evento stesso. Può avere origine da qualsiasi cosa: un’area geografica, una canzone, un quadro, una passione, una pietanza, una persona e chi più ne ha più ne metta.

Una volta trovato un tema l’importante è che rimanga coerente nella vostra scelta. Quest’ultimo dovrà essere inserito in ogni decorazione, dagli inviti agli ipotetici festoni, perfino la scelta della musica dovrà essere condizionata dal tema stesso.

Ogni cosa dovrà essere coordinata e in armonia con il resto. I tavoli, le sedie, i bicchieri, i colori, i suoni, magari pure i vestiti dovranno, assieme, esprimere al meglio l’immagine generale che si vuole dare all’evento.

Terzo passo: il target

Alla fine dei conti per ogni vostra decisione dovrete tener conto di una cosa fondamentale: a chi è rivolta la festa?

Come per la scelta della location ogni cosa sarà subordinata al tipo e all’età dei partecipanti. Ad esempio, se la festa avrà come target i bambini sarà preferibile scegliere un tema infantile o elaborare un piano attività comprendente giochi interattivi inserendo nell’oggettistica generale dell’evento giocattoli o simili, oppure, nel caso di un matrimonio, sarà bene accontentare gli sposi, inserendo attività più adulte, come balli di gruppo, karaoke e molto altro.

Quindi, per allestire al meglio la vostra location siate organizzati e tenente bene a mente questi 3 passi e vedrete che tutto sarà più semplice.